Periodisering og avlevering av avsluttet arkivmateriale
Roller og ansvar
Ansvar for å koordinere arbeidet i forbindelse med periodisering og avlevering tilligger arkivleder.
Ansvar for å ta uttrekk av arkivdelen som skal avleveres tilligger leverandøren til sak-/arkivsystemet, for tiden Sikri AS.
Den enkelte saksbehandler har ansvar for å fortløpende ferdigstille saker som ikke skal behandles videre i sak-/arkivsystemet.
Linjeledere har overordnet ansvar for å følge opp åpne saker i sin avdeling/seksjon og sørge for at de ferdigstilles i tide.
Periodiseringsprosess
Prosessen gjelder for arkivverdig dokumentasjon som lagres i Norsk akkreditering sitt sak-/arkivsystem, for tiden Elements Cloud. Dette innebærer både inngående/utgående brev og notater som opprettes i Elements, samt dokumentasjon som produseres i andre systemer og overføres til Elements for journalføring/arkivering.
Periodisering med mykt skille
Hver sak får en kassasjonskode i henhold til gjeldende bevarings- og kassasjonssak. I de tilfeller hvor en sak inneholder både bevaringsverdig og kassabelt materiale, skal tilhørende journalposter gjennomgås for vurdering før kassasjonsdato.
Saker som ferdigstilles av leder/saksbehandler kvalitetssikres av arkivtjenesten i henhold til gjeldende rutiner og settes i status Avsluttet. En kassasjonsdato påføres hver sak som inneholder kassabelt materiale og når den datoen inntreffer, utføres kassasjon i underliggende journalposter markert for kassasjon.
Etter kassasjonsdato flyttes saker med tilhørende journalposter til egen arkivdel med kun lesetilgang.
Hvert fjerde år tas det uttrekk av arkivdelen med avsluttede saker og avleveres til Arkivverket etter avtale. Kopi av arkivdelen legges inn i historisk database (kun lesetilgang).
Periodisering med skarpt skille
Ved særskilte tilfeller, f.eks. anskaffelse av nytt sak-/arkivsystem, skal produksjonsdatabasen avsluttes i sin helhet. Dette innebærer avslutning av samtlige saker og, i forlengelsen av det, lukking av restanser og ferdigstilling/ekspedering av alle journalposter under arbeid.
Det tas uttrekk av databasen som oversendes til Arkivverket etter avtale.
Avtale med Nasjonalarkivet
Før en database kan deponeres/avleveres, må Norsk akkreditering inngå avtale med Nasjonalarkivet:
- Søknadsbrevet følges av utfylt skjema for arkivbeskrivelse, samt tre skjermbilder av systemets grensesnitt.
- Nasjonalarkivet oversender avtale om overføring.
- Norsk akkreditering oversender utfylt sjekkliste for overføring av elektronisk arkiv (fylles ut av arkivleder og uttrekksleverandør)
- Nasjonalarkivet oversender lenke for opplasting av databasen.
- Uttrekksleverandør laster opp databasens TAR-fil.
- Nasjonalarkivet oversender kvittering for mottatt arkivuttrekk.
- I tilfelle Nasjonalarkivet ber om tilleggsinformasjon før uttrekket godkjennes, skal svaret skrives i samarbeid med uttrekksleverandør.
- Dersom det er vesentlige avvik, kan Nasjonalarkivet kreve nytt uttrekk.
- Uttrekket godkjennes av Nasjonalarkivet og får først status deponert. Arkivet går automatisk over til status avlevert etter 20 år.